Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z różnymi wydatkami. Miesięczne koszty utrzymania biznesu mogą wynosić od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, w zależności od ilości pracowników, wysokości czynszu za biuro, ilości zamawianego towaru i tym podobnych. Na szczęście większość z nich można ująć jako koszt, dzięki czemu firma ma możliwość obniżenia wysokości podatku dochodowego. Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych?

Materiał bonusowy: Pobierz nasz ebook i zadbaj o prawną stronę swojego sklepu internetowego!

Koszty prowadzenia działalności

Koszty prowadzenia działalności to inaczej koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (albo zabezpieczenia) źródła przychodów. Przykładem kosztu może być wydatek na zakup telefonu komórkowego – uzasadnieniem takiego wydatku jest chęć pozyskania nowych klientów i kontakt z nimi.

Aby dany wydatek można było traktować jako koszt, koniecznie musi być udokumentowany fakturą lub rachunkiem. Trzeba także pamiętać, że koszty podlegają interpretacji urzędników i nie wszyscy przedsiębiorcy mogą wliczyć w koszty wydatki na zakup komputera czy mebli biurowych. Do kosztów prowadzenia firmy można wpisać jedynie takie wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca musi udowodnić, że dany wydatek służy wyłącznie prowadzeniu działalności. Niedopuszczalne jest kupienie komputera na firmę i wstawienie go do pokoju dziecka.

Dodatkowo, aby dany wydatek mógł być wprowadzony do kosztów, nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Jakie wydatki można ująć jako koszt?

Najczęściej wpisywanymi wydatkami w większości sklepów internetowych są wydatki na zakup towarów handlowych, opakowań i materiałów, a także wydatki na ubezpieczenie towarów i na opłaty za usługi kurierskie oraz transportowe.

Biuro i mieszkanie

Wynajmując biuro lub magazyn pod sklep internetowy przedsiębiorca może wliczyć w koszty opłaty za czynsz i za media. Zarejestrowanie firmy w mieszkaniu również daje możliwość wliczenia wydatków, ale tylko w takiej części, w jakiej lokal jest przeznaczony na cele działalności. Innymi słowy, jeśli na cele prowadzenia firmy przedsiębiorca przeznaczy 20% powierzchni mieszkania, to do kosztów będzie mógł wpisać 20% wydatków związanych z np. czynszem. Warto jednak wiedzieć, że prowadzenie firmy w domu wiąże się niestety ze wzrostem podatku od nieruchomości – ale tylko dla tej części, która służy celom firmowym. Prowadząc działalność w mieszkaniu przedsiębiorca może dodatkowo wliczyć do kosztów wydatki na remont, który poniósł w celu dostosowania części lokalu do prowadzenia działalności. Może także wpisać wydatki na czynsz i media, ale wówczas konieczne są dwa dokumenty: faktura (np. za prąd) dla całego mieszkania, a także dodatkowy dokument (dowód wewnętrzny), w którym określi się koszt dla firmy. Dodatkowo przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności wydatki na abonament telefoniczny. Jeśli jednak używa telefonu prywatnego w celach służbowych, to konieczne będzie wyszczególnienie na billingu połączeń, które były wykonywane w ramach prowadzenia sklepu internetowego.

Sprzęty i oprogramowanie

Istnieje możliwość wpisania w koszty wydatków na zakup mebli biurowych, środków czystości i sprzętu biurowego. Poza zakupem sprzętu (np. telefonu, komputera i akcesoriów, tabletu, drukarki, skanera, tonerów, papieru czy aparatu fotograficznego) do kosztów można wliczyć także wydatki na zakup systemów operacyjnych, programów i licencji (np. pakietu Office, usług Creative Cloud, licencji WinRAR, abonamentu na Fotolii lub w Shoplo.com).

Transport

Do wydatków związanych z transportem, które można wpisać w koszty prowadzenia działalności, należą: zakup pojazdu (samochodu, motocykla, skutera, roweru), zakup części, a także paliwa i płynów eksploatacyjnych, serwis i naprawy, koszty leasingowe, zakup biletów MPK, PKP, autobusowych i samolotowych.

Pracownicy

Co ciekawe, do kosztów działalności można wpisać również wydatki związane z umowami dla pracowników – wynagrodzenie brutto i składki ZUS. Dotyczy to wszystkich typów umów, od umów od pracę po umowy cywilnoprawne.

Oprócz kosztów takich jak wynagrodzenie i ZUS, pracodawca ponosi dodatkowo koszty związane z badaniami lekarskimi wstępnymi czy okresowymi pracownika na umowie o pracę, a także z jego ewentualnymi kursami i szkoleniami.

Przedsiębiorca może także ująć w kosztach wydatki na catering, tj. napoje (herbatę, kawę, wodę, napoje) i drobny poczęstunek, a także wydatki przeznaczone na organizację imprez integracyjnych oraz zapewnienie pracownikom niezbędnych narzędzi do pracy i odzieży (np. ochronnej).

Marketing i wizerunek

Wydatki przeznaczone na stronę internetową (np. domenę, hosting, szablon czy pozycjonowanie) mogą stanowić koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Podobnie jest z wydatkami na wizytówki i reklamy (AdWords, Facebook, bannery, ulotki, spoty radiowe oraz gadżety), a także na wizerunek (zamówienie logo albo wynajęcie agencji do prowadzenia działań w mediach społecznościowych).

Wizerunku i reklamy nie należy jednak mylić z reprezentacją. Niektórych wydatków (takich jak zakup garnituru czy obrazu lub pióra, których ceny przekraczają zwyczajowo przyjęte granice) nie można ująć w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Przepisy nie pozwalają bowiem na uznanie za koszt podatkowy wydatków na reprezentację ­ a w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów i alkoholu (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT).

Inne koszty

W koszty prowadzenia działalności gospodarczej można także wpisać:

– księgowość (np. abonament w ifirma.pl),
– prowizje i opłaty na rachunku bankowym,
– prowizje pobierane przez PayPala,
– różnice kursowe (np. w przypadku sprzedaży za granicą, a także zakupów z zagranicy).

Istnieje możliwość ujęcia w kosztach wydatków poniesionych na czesne za studia – pod warunkiem jednak, że kierunek studiów jest powiązany z prowadzoną działalnością, a firmę założono przed rozpoczęciem studiów.

Jak księgować koszty?

Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wpisuje się w książkę przychodów i rozchodów, w kolumnach przeznaczonych do ewidencjonowania wydatków (kolumny 10­14):

kpir_1

Księgowanie kosztów w KPiR na przykładzie ifirma.pl

Uwaga na wartość księgowanych kosztów – w przypadku sprzętów, których wartość przekracza 1500 zł, konieczne jest dodatkowe ujęcie ich w rejestrze wyposażenia. Sprzęt o wartości powyżej 3500 zł podlega natomiast amortyzacji i należy go wpisać do ewidencji środków trwałych (odpis amortyzacyjny jest kosztem).

Artykuł powstał we współpracy z IFIRMA – księgowość, faktury, CRM. Internetowo, mobilnie, wygodnie.

Średnia 3.7 (3 głosów)
[Głosów:3    Średnia:3.7/5]

Katarzyna Kowalska

Kierownik BOK serwisu księgowości internetowej ifirma.pl